Warto przyjrzeć się organizatorom wyjazdów wakacyjnych, ponieważ jest ich bardzo wielu i na różnym poziomie. W samym województwie mazowieckim do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych wpisanych jest 772 przedsiębiorców, w tym 87 organizatorów turystyki, 2 pośredników turystycznych i 683 przedsiębiorców wykonujących zadania zarówno organizatora turystyki, jak i pośrednika turystycznego. 

Pierwszym krokiem przy wyborze biura podróży powinno być sprawdzenie jego legalności. Biuro musi wpisane do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych. Można go znaleźć na stronie http://turystyka.gov.pl. Wpis do rejestru pociąga za sobą wiele istotnych dla turystów konsekwencji. Taka firma  musi przede wszystkim zapewnić klientom – na wypadek niewypłacalności – pokrycie kosztów powrotu z imprezy turystycznej, a także zwrot wpłat w przypadku jej niezrealizowania lub przerwania. Zabezpieczenie finansowe może mieć formę umowy gwarancji bankowej albo ubezpieczeniowej, umowy ubezpieczenia na rzecz klientów lub w przypadku imprez krajowych – wpłat na rachunek powierniczy.   

Od wysokości zabezpieczenia uzależnione są terminy oraz kwoty przedpłat pobieranych od klientów. Są one określone w umowie. W tym przypadku warto się ich trzymać i nie wpłacać więcej niż przewiduje umowa. Jeśli zapłacimy więcej, w przypadku problemów biura możemy nie otrzymać pełnego zwrotu poniesionych kosztów. Jeśli zapłacimy za całą wycieczkę lub wpłacimy co najmniej 10-procentową zaliczkę, informację o zabezpieczeniu finansowym i sposobie ubiegania się o wypłatę środków powinniśmy otrzymać na piśmie od samego biura podróży. Zwróćmy uwagę na jego datę ważności – roszczeń z tytułu zabezpieczenia możemy dochodzić w ciągu roku od ostatniego dnia obowiązywania zabezpieczenia. 

Przed zawarciem umowy organizator powinien poinformować nas o obowiązujących przepisach paszportowych, wizowych i sanitarnych, a także o możliwości zawarcia umowy ubezpieczenia od kosztów rezygnacji z wycieczki oraz o zakresie ubezpieczenia. Przed wyjazdem powinniśmy otrzymać także dane osoby lub lokalnego przedstawiciela firmy, z którą możemy się kontaktować w razie problemów już na miejscu.

 Zanim podpiszemy umowę, sprawdźmy, czy zawiera ona takie dane jak: nazwa i siedziba organizatora naszego wyjazdu, numer NIP oraz wpisu do Rejestru Organizatorów i Pośredników Turystycznych, a także miejsce pobytu, termin wyjazdu i czas trwania pobytu, rodzaj transportu, godziny wyjazdu i planowanego powrotu, rodzaj i kategorię hotelu, w którym będziemy mieszkać, liczbę i rodzaj posiłków, cenę imprezy oraz sposób zapłaty i zakres ubezpieczenia. Uważnie przeczytajmy całą umowę, zwłaszcza to, co zapisane jest drobnym drukiem. Sprawdźmy, czy zawiera ona wszystko to, co ustaliliśmy z przedstawicielem biura podróży. Pamiętajmy, że w umowie zapisane będą takie ważne kwestie jak: zasady podwyższenia ceny, sposób składania reklamacji, możliwości odwołania imprezy, dokonania zmian w umowie, naliczania kosztów rezygnacji, świadczeń zastępczych itp. Warto się z nimi zapoznać. Uważnie przeczytajmy także warunki ubezpieczenia NNW i KL, które biuro podróży musi zapewnić klientom wyjeżdżającym za granicę. 

Cena ustalona w umowie nie może zostać podwyższona, chyba że umowa wyraźnie przewiduje taką możliwość, a przedsiębiorca udowodni wzrost kosztów transportu, podatków, opłat urzędowych, kursów walut lub opłat należnych za usługi lotniskowe, załadunkowe bądź przeładunkowe w portach morskich i lotniczych. Jednak w ciągu 20 dni przed datą wyjazdu cena ustalona w umowie nie może już ulec zmianie, nawet z wcześniej wymienionych powodów. Pamiętajmy, że nie musimy zgodzić się na zmianę umowy, gdy biuro podróży przed wyjazdem, z przyczyn od siebie niezależnych, zmienia istotne warunki umowy – hotel, cenę czy termin wyjazdu. W takim przypadku możemy odstąpić od umowy i przysługuje nam natychmiastowy zwrot wszystkich wpłaconych już pieniędzy.

 Jeżeli podczas pobytu zauważymy, że nie wszystkie warunki określone w umowie są spełniane, możemy jeszcze w trakcie wyjazdu składać reklamacje u osoby reprezentującej organizatora, np. u pilota wycieczek. Reklamację można złożyć także po powrocie z imprezy, u organizatora wyjazdu, jednak nie później niż 30 dni od zakończenia imprezy. Reklamacja powinna zawierać opis nieprawidłowości oraz określenie żądania, w innym przypadku zostanie potraktowana jako zawiadomienie. Biuro musi rozpatrzyć reklamację w ciągu 30 dni od jej złożenia, a jeśli reklamacja została złożona w trakcie wyjazdu, termin ten liczony jest od dnia zakończenia wyjazdu. Jeśli nie uda nam się porozumieć z biurem podróży, swoich praw możemy dochodzić w sądzie.

 Jeżeli biuro, z którym wyjechaliśmy na wakacje, ogłosi niewypłacalność, beneficjentem posiadanego przez nie zabezpieczenia finansowego jest marszałek województwa, na terenie którego biuro jest zarejestrowane. Marszałek, w porozumieniu z polskim placówkami dyplomatycznymi i ubezpieczycielem, organizuje powrót turystów do kraju oraz informuje o procedurze składania roszczeń przez poszkodowanych klientów. Co ważne, marszałek dysponuje środkami jedynie do wysokości sumy gwarancji lub ubezpieczenia. Należy pamiętać, że w razie nagle organizowanych powrotów powinniśmy pozostawać w stałym kontakcie z rezydentem bądź pilotem, nie oddalać się od grupy i mieć możliwość kontaktowania się z pracownikami konsulatów i ambasad. 

Warto pamiętać także o zabraniu ze sobą ważnych numerów telefonów do: ambasady Rzeczypospolitej Polskiej (wykaz na stronie www.msz.gov.pl); konsulatu (wykaz na stronie www.msz.gov.pl) oraz urzędu marszałkowskiego województwa, na terenie którego zrejestrowane jest biuro podróży. Przed wyjazdem warto także sprawdzić, czy Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie wydało komunikatów o zagrożeniach występujących na terenie, na który wyjeżdżamy. A także zapoznać się z zagrożeniami epidemiologicznymi występującymi w rejonie planowanego pobytu. Informacje te można znaleźć na stronie www.gis.gov.pl. 

źródło: Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego